הבעיה הגדולה ביותר בניהול זמן הוא ניהול משימות. יש לנו כ"כ הרבה דברים על הראש, כך שגם שאנו רוצים לעשות קצת סדר אנו מוצאים את עצמנו עם רשימת משימות אחת, ארוכה ומייאשת. רשימת משימות ארוכה היא טעות נפוצה. משימות חייבות להתחלק לסוגים אחרת בלתי אפשרי להבין מה על הפרק ובטח ובטח שלבצע. אני מחלקת משימות ל -4 סוגים: משימות פוקוס, משימות TODO , משימות מתישהו ומשימות מחזוריות.

  • משימות פוקוס –  המשימות הכי חשובות השבוע. רצוי לא יותר משלוש
  • משימות TO DO – משימות TO DO נקודתיות להיום/לימים הקרובים: לקבוע תור לרופא, להגיש עבודה עוד יומים, לכתוב דו"ח בעבודה
  • משימות מתישהו – משימות לא דחופות שצריך לבצע מתישהו בחודשים הקרובים: לסדר את הניירת, לעשות תיאום מס, להוציא כרטיס ביקור
  • משימות מחזוריות – משימות שאנו מבצעים או רוצים לבצע באופן קבוע אחת ליום, אחת לשבוע, אחת לחודש: לקיחת תרופה, תשלום מע"מ חודשי, ביצוע טסט שנתי.

חלקכם אולי מצוינים בביצוע משימות TO DO מיידיות אבל מתקשים במחזוריות, חלקכם שולטים במחזוריות אבל דוחים את משימות ה-TO DO. סביר שרובכם "נופלים" במשימות ה"מתישהו", כשאין דד ליין ואין דחיפות. פעמים רבות אלה דווקא המשימות החשובות ביותר שיש להן השלכות משמעותיות יותר ממשימות נקודתיות.

העדר כלי ידני לניהול משימות גרם לי לפתח את "עוזר אישי":
העמודה השמאלית של "משימות לחודש" נועדה בדיוק בשביל אותן משימות "מתישהו" שביומנים רגילים אין מקום לרשום אותן ורק מעבירים אותן משבוע לשבוע. בעבר ביקשתי מאנשים לרכז אותן בסוף היומן, אך נוכחתי לדעת שתנאי הכרחי לרישום וביצוע שלהם הוא שהמשימות הללו יהיו תמיד מול העיניים + אזור רישום נגיש לחלוטין. למשימות ה – TO DO מוקדש מקום מרכזי. ישנה עמודה בתחילת השבוע ל"בנק" משימות שבועיות וכן מקום נרחב למשימות לביצוע באותו היום. ממשימות אלה בוחרים כל שבוע את משימות הפוקוס – להן מקום בולט בתחילת כל שבוע ואנו לא רוצים לסים את השבוע בלי שהן יקרו. בשביל משימות מחזוריות המציאו את הטכנולוגיה – בסוף "עוזר אישי" ישנו מקום מיוחד לרישום המשימות המחזוריות שלכם (לקיחת תרופה כל יום בשעה קבועה או שליחת סטטוס לבוס כל שני ורביעי ב -16:00) וכדאי להכניס אותן כהודעה קבועה שקופצת למייל או לטלפון – יש פונקציה כזו בשניהם. אנשים שנוטים להתעלם מתזכורות חשמליות יכולות לרשום ידנית ביומן כמה שבועות קדימה את המשימות המחזוריות.

החלוקות ב"עוזר אישי" הופכות את המשימות למאורגנות והרבה יותר קלות לניהול ולביצוע – כל אחת במקומה, בסוגה, בזמנה.

אפשרות התגובות סגורה

אפשרות התגובות סגורה.