07
יונ
מאת טל קפלינסקי :: תוייג:

אחת הבעיות הגדולות ביותר בניהול זמן היא ניהול משימות. יש לנו כ"כ הרבה דברים על הראש, כך שגם שאנו רוצים לעשות קצת סדר אנו מוצאים את עצמנו עם רשימת משימות ארוכה ומייאשת. אך רשימת משימות ארוכה היא דרך לא נכונה לניהול המשימות, היא אינה מייצרת סדר ובהירות אלא דווקא לחץ ובלבול. משימות חייבות להתחלק לסוגים אחרת בלתי אפשרי להבין מה על הפרק, מה סדר העדיפויות וכיצד לנהל את הדברים. משימה חשובה להיום או מחר לא יכולה להיות באותה רשימה עם משימה שצריך לעשות אותה מתישהו בעתיד, כשיהיה זמן.

אני מחלקת משימות ל -4 סוגים: משימות פוקוס, משימות לביצוע מיידי  משימות מתישהו ומשימות מחזוריות.

  • משימות פוקוס –  המשימות הכי חשובות השבוע. הפוקוס של השבוע. רצוי לא יותר משלוש. כשאתם מגדירים אתם ממוקדים ולא קופצים מדבר לדבר.
  • משימות מיידיות  משימות נקודתיות להיום/לימים הקרובים: לקבוע תור לרופא, להגיש עבודה עוד יומים, לכתוב דו"ח בעבודה.
  • משימות מתישהו – משימות לא דחופות שצריך לבצע מתישהו,אך לא השבוע. לדוגמא: לסדר את הניירת, לעשות תיאום מס, להוציא כרטיס ביקור. הן לא דחופות ולרב דורשות העמקה ולכן נוטות להדחות שוב ושוב. אנשים שמרגישים תקועים לרב לא מבצעים משימות כאלה בכלל (משימות טווח ארוך) אלא רק משימות מיידיות.
  • משימות מחזוריות – משימות שאנו מבצעים או רוצים לבצע באופן קבוע אחת ליום, אחת לשבוע, אחת לחודש: לקיחת תרופה, תשלום מע"מ חודשי, ביצוע טסט שנתי.

יש אנשים שמצטיינים בביצוע משימות מיידיות אבל לא יודעים מה בעצם חשוב יותר ופחות, יש כאלה שמתקתקים משימות מיידיות אבל גרועים בניהול וביצוע של משימות מחזוריות ורובם ככולם גרועים במיוחד במשימות ה"מתישהו", כשאין דד ליין ואין דחיפות. פעמים רבות אלה דווקא המשימות החשובות ביותר שיש להן השלכות משמעותיות יותר ממשימות מיידיות. מודעות לנקודת החולשה שלכם (סדר עדיפויות/ביצוע מהיר/ ניהול שגרה/משימות מעמיקות) תעזור לכם בדרך לניהול משימות טוב יותר.

לא משנה באיזה כלי אתם מנהלים את המשימות שלכם – זכרו לחלק אותן. חלוקה כזו משולה להפרדת ירקות בסלט – מלפפונים לפה, עגבניות לשם, גמבה לכאן….לכל משימה יש את מקומה, סוגה וזמנה.

וטיפ קטן: כמעט בלתי אפשרי לנהל משימות בטלפון או במייל אך כדאי להיעזר בהם בשביל סוג אחד של משימות – משימות מחזוריות. מכניסים פעם אחת לטלפון או למייל את 3-4 המשימות המחזוריות שלכם (לרב אין הרבה כאלה) עם הוראה פשוטה לתזכורת קבועה למשימה כל יום/שבוע/חודש. זה נוח מאד. אנשים שנוטים להתעלם מתזכורות או מיילים ששלחו לעצמם יכולות לרשום ידנית ביומן כמה שבועות קדימה את המשימות המחזוריות.

אפשרות התגובות סגורה

אפשרות התגובות סגורה.