אחת הדרכים לשפר את היעילות היא לשנות דרמטית את התפיסה לגביי מה שמוגדר כ"זמן מת". למעשה אין דבר כזה "זמן מת". כל זמן הוא חי והוא כמובן הופך למת כשמתייחסים אליו ככזה. אין זה אומר חלילה שחשוב להיות יעילים כל הזמן, אבל יעילות בזמנים שממילא לא יקרה בהם משהו מענין משפרים מאד את הסיכויים שיהיה לכם זמן למשהו מענין בהמשך היום. ניצול חלונות הזמן הקצרים האלה מעורר תחושה של יעילות וגם מוריד לכם מסדר היום משימות קטנות ומטרידות.
אז מה זה בעצם זמן מת?
אנשים נוטים להתייחס לפרקי זמן קצרים של 10-20 דקות בין משימות או מעברים לזמן אבוד שצריך להעביר איכשהו. יש ימים שפרקי הזמן האלה מהווים שעה שלמה ויותר. רב האנשים יעבירו "זמן מת" בבהייה במשהו סתמי באינטרנט, במריחה של שיחת טלפון, זפזופ בטלויזיה או פשוט בשעמום.
דוגמאות לזמן מת:
כמה דקות לפני היציאה מהבית
כשמחכים למישהו
בתור לרופא
נסיעות
זמן פרסומות
ה"קצרים" האלה מתאימים כדי לעשות דברים שלא דורשים ריכוז כמו לקבוע תור לרופא, להוריד כביסה, להיכנס לבדוק מצב חשבון באינטרנט, לתכנן את היום, להתקשר לסבתא וכו'. למעשה זוהי יעילות כפולה: גם מנצלים את הזמן שלרב אתם מבזבזים וגם מקדמים את המשימות הקטנות האלה שתמיד נדחות. זמן מת הוא גם זמן מעולה להתארגנות – לחשוב מה עליי לעשות בהמשך היום או השבוע, לרשום משימות ביומן ולתכנן את הלו"ז.